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Michael Prenzler

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Subject: E-Mail Archivierung: vernachlässigt und ignoriert
Posted on: 26.04.2010 10:38

Gehören aus Sie zu einem Unternehmen in dem keine E-Mails archiviert werden, es keine Regeln zur E-Mail Nutzung gibt oder wo es den einzelnen Mitarbeitern überlassen wird, was Sie speichern und was sie löschen? Das ist nicht nur fahrlässig sondern auch gefährlich.

Gem. § 1, 2, 3 und § 33 HGB ist jeder Kaufmann, jede juristische Person, Handelsgesellschaften und eingetragene Genossenschaften zur E-Mail Archivierung verpflichtet.

Folgende Gesetze sind die Grundlagen zur E-Mail Archivierung:

-E-Mails und Faxe sind gem. dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 01.01.2007 den gedruckten Geschäftsbriefen gleichgestellt.
-Die Geschäftsführung ist verpflichtet ein Risikomanagement zu installieren, welches nicht nur den Finanzbereich, sondern auch den IT Bereichs mit einschließt. Ein Teil des IT Bereichs ist die E-Mail Archivierung
-E-Mails müssen laut GoBS digital archiviert werden.
-Gem. GDPdU müssen steuerrelevante E-Mails den Finanzbehörden in digital lesbarer Form vorgelegt werden können.

Welche Strafen drohen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Archivierungspflicht?

-Das Finanzamt kann Verzögerungsgelder in Höhe bis zu 250000 € festlegen, sollten die E-Mails auf Verlangen nicht in digitaler Form vorgelegt werden können.
-Bei nicht archivieren der E-Mails liegt eine Verletzung der Buchführungspflicht vor, die mit einem Bußgeld geahndet werden kann
-Eine nicht vorhandene oder unzureichende E-Mail Archivierung kann eine Straftat darstellen, wenn damit Ermittlungsverfahren erschwert werden oder Vermögenswerte eines Unternehmens verschleiert werden (z.B. Insolvenzverfahren). Diese kann mit Freiheitsstrafen oder Geldstrafen geahndet werden.
-Nicht vorhandene E-Mails als Belege ist eine Verletzung handelsrechtlicher Buchführung und damit eine Verletzung steuerrechtlicher Buchführungspflicht. Das Finanzamt kann die Buchführungspflicht mit Zwangsgeldern erwirken und zusätzlich den steuerlichen Gewinn schätzen.
-Vorstandsmitglieder von AGs und Geschäftsführer von GmbHs haften persönlich, wenn dem Unternehmen durch die fehlende Archivierung von E-Mails Schaden zugefügt wurde. Ein Geschäftsführer einer GmbH haftet auch mit seinem privaten Vermögen, sollte das Risikomanagement nicht vorhanden sein
-Können bei gerichtlichen Verfahren beweislastige E-Mails nicht vorgelegt werden, kann es für ein Unternehmen größere Schäden nach sich ziehen.

Sonstige Gründe für eine E-Mail Archivierung:

-Schutz vor Datenverlust: E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt
-Archivierung als Schutz vor E- Mail Datenverlust: Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang (Attachment), desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer definieren, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.

Wir beraten Sie gerne über eine E-Mail Archivierung und begleiten Sie bei der Einführung.
Kontakt und weitere informationen finden Sie hier:

www.unternehmensberatung-prenzler.de

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